Procurement Assistant (m/f) | Lisboa

Cidade:  Lisboa

Âmbito

Assegura a conversão em pedidos de compra dos artigos requisitados pelas unidades nacionais do Grupo sobre a sua responsabilidade, efetuando o respetivo envio para os fornecedores e procurando garantir a todo o momento uma resposta eficiente face aos objetivos/necessidades de negócio das unidades e dos respetivos clientes externos.

Responsabilidades e áreas de acção

Junto da Operação:
• Recebe e analisa diariamente as requisições de compra das unidades hoteleiras;
• Enquadra as requisições de compra das unidades e as suas respetivas condições, a fim de garantir que as matérias-primas são entregues nos prazos pretendidos e nas condições necessárias;
• Informa as unidades cujas requisições não sejam convertidas por falta de mínimos de encomenda e informa o valor em falta
• Atua como interlocutor junto das unidades e suas secções – Cozinha, Housekeeping, Restaurante, Room Service, etc. – acompanhando as necessidades e objetivos;
• Comunica à operação os erros cometidos aquando da elaboração dos carrinhos em SRM com vista à melhoria continua;
• Informa as unidades sem logística através do mapa de estatística os pedidos efetuados
• Comunica às unidades as respostas dos fornecedores relativamente às faltas, alterações de artigos
• Verificar se o envio dos pedidos ocorreu na hora determinada pelo sistema consoante cada fornecedor e sempre que necessário informa a operação dos procedimentos de compra de modo a agilizar e a tornar o processo mais robusto
• Acompanha e pode disponibilizar formação “on job” às equipas operacionais nas unidades para as quais atua acerca da utilização do sistema e a realização de requisições de compra, bem como, sobre os procedimentos inerentes às mesmas


Junto da Área de Suporte Logístico:
• Efetua a gestão das faltas a partir dos relatórios de faltas enviados pelas unidades – Suporte Logística Local – contactando os fornecedores a fim de obter um feedback e colmatar as faltas em causa (por email e sempre que necessário por telefone)
• Comunica o não envio, quando recorrente, de mapa de faltas dentro do horário e formato definido

Junto da Área de Procurement:
• Pesquisa e analisa as requisições feitas por solicitação com o intuito de agilizar o processo para compras futuras (para posterior informação ao Procurement)
• Efetua o consequente report aos Gestores de Procurement sobre as necessidades e objetivos que lhe são comunicados por parte das unidades
• Comunica as falhas existentes no catálogo e/ou em contrato
• Sempre que as faltas sejam recorrentes, informa o respetivo gestor de Procurement das mesmas para analise/resolução junto do fornecedor
• Pode participar em reuniões com fornecedores, fornecendo informação acerca dos procedimentos em termos operacionais e o processo que é seguido ao nível das entregas das matérias-primas nas unidades.

Junto da Área de Accounts Payable:
• Efetua a análise e tratamento em sistema de divergências de preços, mediante as solicitações por parte do Departamento Financeiro – Área Accounts Payable
• Análise do pedido de compra em questão e respetivo contrato face à divergência de preço na fatura
• Emissão de ordem de pagamento ou solicitação de nota de crédito, justificando a ocorrência (pode colaborar com o Gestor de Procurement neste processo)
 

Contactos Interfuncionais Requeridos para a Função

Nível interno:
• Departamento Operacional – Unidades e Direções
• Departamento Financeiro – Áreas Accounts Payable, Logística Central e Support SAP


Nível externo:
• Fornecedores de bens e serviços

Formação Escolar e Profissional

  • Licenciatura (Gestão Hoteleira, Gestão ou equiparadas)
  • Pelo menos 1 ano de experiência prévia em função similar na área de Compras/logística/Economato preferencialmente no sector hoteleiro ou em funções na área operacional hoteleira de gestão de F&B.

Competências Comportamentais

Planeamento e Organização (Ser Eficiente)
Lidar com a complexidade (Ser Eficiente)
Liderança e Desenvolvimento de Pessoas (Ser Colaborativo)
Orientação para o Negócio (Ser Eficiente)
Orientação para Objetivos (Ser Eficiente)
Adaptação à Transformação (Ser Ágil)
Foco no cliente interno e externo (Ser Apaixonado)
Capacidade de Inovação (Ser Ágil)
Trabalho em Equipa (Ser Colaborativo)
Análise e Resolução de Problemas (Ser Eficiente)
Resiliência (Ser Ágil)
Rigor e Atenção ao Detalhe (Ser Eficiente)
Orientação para as Melhores Práticas de Mercado (Ser Eficiente)
Proatividade (Ser Eficiente)
Consciência ambiental e social (Ser Consciencioso)

Competências Técnicas

Procurement Concepts and Methodologies
Procurement Software (SAP)
Inglês - Muito Bom
Word - Muito Bom
Excel - Muito Bom
PowerPoint - Muito Bom
Técnicas de Negociação - Bom
Conhecimento sobre o mercado de produtos, serviços e fornecedores no sector hoteleiro - Bom


Segmento de Emprego: Procurement, Accounts Payable, SEM, Buyer, ERP, Operations, Finance, Marketing, Technology