Office Manager (m/f)

OFFICE MANAGER (m/f)

DESCRITIVO DE FUNÇÕES:

1.Gerir as instalações:

• Manutenção do Escritório: Garantir que o ambiente de trabalho está em boas condições, realizando manutenções necessárias;
• Gestão dos office supplies: gerir os contratos de serviços de limpeza, máquinas de vending, serviço café, e outros em outsourcing;
• Equipamentos de Escritório: Garantir que todos os equipamentos, como computadores, impressoras e telefones, funcionam corretamente; Contacto com manutenção, ou outras áreas técnicas sempre que necessário alguma intervenção.

2. Gestão operacional:

• Gestão de Documentos: Organizar e manter registos e arquivos importantes do escritório;
• Controle de stocks: Monitorar e reabastecer o stock de consumíveis (alimentares e não alimentares) do escritório;
• Requisições de Compra: Efetuar pedidos de compra de materiais diversos, consumíveis e garantir a distribuição/arrumação dos mesmos;
• Processamento de Correspondências: Gerir a correspondência recebida e enviada, incluindo e-mails, cartas e pacotes.

3. Gestão de Pessoas

• Supervisão da Equipa de Suporte: Supervisionar rececionistas, assistentes administrativos e outros funcionários de apoio;
• Treinar e Desenvolver a equipa de Suporte: Organizar e coordenar formações específicas às diferentes funções;
• Conflitos e Problemas da Equipa: Resolver conflitos e problemas que possam surgir entre os membros da equipa.

4. Gestão financeira

• Orçamento: Preparar e monitorizar o(s) orçamento do(s) escritório(s).

5. Planeamento e Organização

• Planeamento de Eventos: Organizar eventos internos e externos, como reuniões, conferências e workshops.
• Coordenação de Viagens: Planear e coordenar viagens de trabalho das equipas.
• Agenda: Gerir a agenda de reuniões e compromissos das equipas.

6. Comunicação

• Facilitador de Comunicação: Facilitar a comunicação entre diferentes departamentos e níveis hierárquicos da empresa;
• Dinamizar informação: Criar e distribuir informação que garanta que todos estão atualizados sobre novidades e eventos.

7. Conformidade e Segurança

• Regulamentações: Assegurar que o escritório cumpre todas as regulamentações e políticas de saúde, segurança e legislação do trabalho.
• Segurança&bem-estar: Coordenar com a equipa de segurança os simulacros de segurança e emergência; ajudar e sugerir ideias que ajudem a promover o bem-estar de todos os escritórios

O QUE OFERECEMOS: 

• Salário compatível com a experiência demonstrada; 
• Subsídio de alimentação; 
• Seguro de saúde; 
• Cartão Staff com descontos nas unidades, F&B e SPA assim como parceiros externos.

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